Идеальный секретарь

Работа секретаря кажется многим простой и очевидной. “Чему тут учиться?” – это довольно распространенное мнение, однако если Ваш секретарь далек от совершенства, то ошибки, проблемы, а порой и конфликты в организации неизбежны. От неквалифицированной работы секретаря может пострадать работа всей компании: неподходящая девушка на ресепшн способна отпугнуть половину клиентов, а неорганизованный секретарь офиса или помощник руководителя может безнадежно запутать информационные потоки и дестабилизировать работу офиса.

Если Вы хотите, чтобы Ваша компания стала еще успешнее – совершенствуйте Ваших секретарей!

Целевая аудитория:

Секретари, ассистенты отдела, личные помощники

Краткое содержание программы:

1. Эффективная организации работы
   • Организация работы: лучше, легче, быстрее
   • Как спланировать и организовать свою работу, чтобы времени хватало на все.
   • Как успевать больше за меньшее время
   • Как общаться с несколькими посетителями, не теряя контакта с каждым из них: рациональное распределение усилий
   • Как не терять информацию, даже когда ее очень много
   • Как не утонуть в море бумаг, звонков и посетителей.
2. Телефон как основной профессиональный инструмент
   • Правила телефонного этикета: полезные привычки, облегчающие работу
   • Как корректно переключать звонящего на сотрудников компании, сохранять и передавать информацию в случае их отсутствия
   • Как распознать «на слух», что представляет собой Ваш собеседник, и как построить разговор с учетом этой информации
   • Как разрешить вопрос по телефону, чтобы избавить собеседника от лишних визитов в офис
   • Как создавать по телефону позитивный образ себя, своей организации
   • Как сделать разговор конструктивным: конкретность, объективность, вежливость, ненавязчивость
   • Как правильно и эффективно организовать взаимодействие с руководителем, с учетом его индивидуальных особенностей.
3. Профессиональные инструменты секретаря
   • Эффективное использование голоса: как зазвучать так, чтобы расположить к себе любого собеседника, как управлять своим голосом в любой ситуации.
   • «С Вами говорит НЕ автоответчик» или как развить в себе искреннее внимание и доброжелательность по отношению к собеседникам.
   • Подстройки: как создать у клиентов и партнеров компании ощущение понимания и доверия.
   • Средства невербальной коммуникации: как убеждать без слов
   • Как правильно и быстро организовать встречи, совещания, переговоры.
   • Как встретить посетителя так, чтобы он почувствовал, что ему рады.
   • Как успокоить посетителя, если он вынужден ждать.
   • Как прощаться с собеседником, чтобы его отношение к вашей компании стало еще лучше
4. Предотвращение и преодоление конфликтов
   • Как взаимодействовать с «трудными» собеседниками (агрессивными, чрезмерно словоохотливыми, непонятливыми и т.д.)
   • Как предотвратить надвигающийся конфликт и сохранить репутацию своей компании и хорошие отношения в коллективе.
   • Как корректно отказать, не обидев собеседника
   • Как вынести позитивный опыт из негативных ситуаций
5. Эмоциональное равновесие и стрессоустойчивость
   • Как бороться с негативными эмоциями и сохранять позитивное отношение к работе на протяжении рабочего дня
   • Как сохранять сосредоточенность и концентрацию внимания
   • Как справиться с утомлением, возникающим от напряженного или однообразного телефонного общения
   • Как быстро отрегулировать свое эмоциональное состояние и восстановить работоспособность: преодоление волнения, раздражения, усталости, сонливости.
   • Эмоциональные ресурсы: преодоление тревожности, напряженности, апатии в процессе работы
6. Работать с удовольствием
   • Как почувствовать интерес к работе и к ее результатам
   • Профессиональная ответственность и профессиональный азарт
   • Уважение к себе и своей деятельности, осознание своей ценности для компании
   • Корпоративная гордость: как стать успешным сотрудником успешной компании.
   • Профессионализм как ресурс на всю жизнь

Что в итоге получают участники:

• Умение производить на клиентов и партнеров компании позитивное впечатление.
• Умение организовать свою работу и содействовать организованности работы офиса
• Способность корректно строить отношения с руководством и сотрудниками компании
• Умение сделать телефон эффективным инструментом своей профессиональной деятельности
• Умение выбрать структуру телефонного общения в соответствии с особенностями личности собеседника.
• Способность эффективно использовать свой голос.
• Умение легко и продуктивно общаться с посетителями и сотрудниками компании в различных ситуациях.
• Способность работать продуктивно и с удовольствием
• Умение преодолевать стрессы, безошибочно выбирать стратегию поведения в конфликтных ситуациях.
• Умение создавать у посетителей ощущение радушия, доброжелательности и персонального внимания к ним.
• Умение абстрагироваться от внешних помех и не терять сосредоточенность в течение рабочего дня

Организационные условия:

Продолжительность тренинга: 16 часов (2 занятия по 8 часов)

Оптимальное количество участников: 10-20 человек

Бесплатно:

• предварительная диагностика актуальных проблем
• видеоматериалы для дальнейшей работы

Стоимость открытого тренинга – $250